Amikor egy cég költözik, akkor ezt a műveletet nem szabad átgondolatlanul végezni. Mindig gondolni kell arra, hogy az elkeveredett iratanyag vagy egy szerződés milyen fennakadást okozhat, sőt, akár jogi következményekkel is járhat. Éppen ezért, ha egy másik irodába vagy telephelyre költözik a vállalkozás, akkor azt alaposan elő kell készíteni, ezzel elkerülhetővé válik a káosz és a többnapos munkakiesés.
Miért kell alapos előkészítő munkát végezni?
A cégek esetében rengeteg olyan eszköz, irat van, ami nélkül a napi munkát nem lehet elvégezni. A Promove az irodaköltöztetés során arra figyelmezteti a vezetőket, hogy minél hamarabb vegyék fel a kapcsolatot a költöztető céggel. Ez azért fontos, mert ennek következtében olyan kialakult rutin szerint fognak tudni összepakolni és átköltözni, amely segíti azt, hogy a munkából kiesett idő minimalizálódjon.
Miben más a cég költözése egy normál lakossági költözéstől?
Olyan költöztető céget kell megbízni ezzel a feladattal, aki megfelelő gyakorlattal rendelkezik, mivel a lakossági és a céges megbízás más és más követelményeket támaszt a megbízottal szemben. A céges megbízás első lépése a tervezés, ami nélkül soha nem szabad belevágni ebbe a folyamatba. A tervezés során alakítják ki a prioritásokat, valamint az esetlegesen felmerülő problémákat, mint például a dobozolás vagy a raktározás, már ebben a fázisban meg lehet oldani.
Az előkészítés
Ha az előkészítésbe bevonja a költöztető céget, akkor biztos lehet abban, hogy a folyamat gördülékeny lesz, és sehol sem fog porszem kerülni a gépezetbe. Ez egy vállalkozás esetében kulcsfontosságú, ezért a legelső lépés az legyen, hogy céges költöztetésben jártas vállalkozást bíz meg. Az előkészítést is már közösen lehet végezni, ugyanis a megbízó biztosítani fog egy olyan kapcsolattartó személyt, aki mindenben a segítségére lesz a helyi koordinátornak.
Mire kell figyelni az előzetes tervezés során?
Számba kell venni a gyártógépeket, irodai eszközöket, számítógépeket, valamint az iratokat, irodaszereket, konyhai és egyéb eszközöket is. Ezután sorrendbe kell állítani, hogy mik azok, amelyeknek az elsők között a helyükre kell kerülniük, hiszen ezáltal a munka is újraindulhat. Ha vannak olyan dolgok, amelyeket átmenetileg raktározni kell, akkor a költöztető cég általában erre is kínál megoldást. A leselejtezett iratok, használaton kívüli eszközök elegendő, ha a költözés végén kerülnek át az új irodába.
Az iratanyagok
Az egyik legfontosabb dolog, hogy semmiféle irat ne keveredjen el. Ha eltűnik egy szerződés vagy egy teljesítésigazolás, akkor akár kiszolgáltatottá is válhat a vállalkozás, ezért úgy kell bedobozolni, hogy minden dobozban tudjuk, mi van benne és az új helyen hová kerül. A dobozokat meg kell számozni és leltárt kell róla vezetni, így biztosak lehetünk benne, hogy minden egyes anyag megérkezett.
Az előzetes tervezéssel lebonyolított költözés során folyamatosan biztonságban érezhetjük a cég dolgait, és az új helyen a lehető legrövidebb időn belül újraindíthatjuk a munkát.
